Диплом Электронный документооборот на примере ООО и рекомендации по его совершенствованию .

Введение 4
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 15
1.1 Анализ основной деятельности компании ООО «Медиаград» 15
1.1.1. Основные цели и направления деятельности компании ООО «Медиаград» 15
1.1.2. Правовая и организационная структура, место и значение в общей системе управления компании 19
1.2
....

Содержание

Введение 4

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 15

1.1 Анализ основной деятельности компании ООО «Медиаград» 15

1.1.1. Основные цели и направления деятельности компании ООО «Медиаград» 15

1.1.2. Правовая и организационная структура, место и значение в общей системе управления компании 19

1.2. Анализ системы электронного документооборота в компании ООО «Медиаград»,общая схема документооборота 22

1.3. Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной реализации электронного документооборота в компании 41

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 44

2.1. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе дополнительной автоматизации ООО «Медиаград» 44

2.2. Проектные решения по технологии автоматизации документооборота 44

2.3. Организация процесса реализации технологии автоматизации документооборота 64

2.4. Оценка экономической эффективности применения информационной технологии по автоматизации документооборота компании ООО «Медиаград» 70

Заключение 76

Список использованной литературы 80

Приложения 84

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.

По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов.

В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что поток документооборота чрезвычайно разнообразен по источникам и формам его представления.

Однако его можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном).

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).

По данным Delphi Consulting Group, объем электронного документооборота удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP к 2005 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.

При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Таким образом, возникает потребность в эффективном управлении электронными документами, которая в свою очередь и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка Программного Обеспечения управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции.

Рост потребности предприятий в повышении эффективности групповой работы с документами неизбежно ведет к дальнейшему развитию данного рынка.

По прогнозу IDC (отчет «Document and Content Technologies Applications Forecast and Analysis, 2003-2005»), объем мирового DCT рынка должен увеличиться с $1,1 млрд. в 2003 г. до почти $4,4 млрд. в 2005 г. (с ежегодными темпами роста в 32%).

Развитию рынка способствуют также распространение электронной коммерции и рост потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов.

По оценке IDC в настоящее время продажи систем электронного документооборота формируют основу доходов на DCT-рынке. Однако сегмент приложений для электронной коммерции развивается все же быстрее. В 2002-2003 гг. объем данного сегмента вырос на 143,1%. Для сравнения, объем сегмента систем электронного документооборота в рассматриваемый период увеличился только на 19,5%, а объем сегмента приложений для порталов предприятий — на 64,6%.

Тем не менее, по оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.

Необходимость автоматизации документооборота организации определяет актуальность данной темы.

Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучена и проанализирована организация электронного документооборота в компании We R. Supply и основные методы и технологии его совершенствования.

В дипломной работе мною был рассмотрен широкий спектр проблем связанный с автоматизацией делопроизводства и документооборота организации, эффективностью применения электронного документооборота и его проблемах использования, а главным образом применения основных методов и технологий совершенствования электронного документооборота путем интеграции систем.

Объектом исследования являются электронный документооборот ООО «Медиаград».

Предметом исследования выступает методы и технологии совершенствования электронного документооборота компании.

Методологической основой послужили различные автоматизированные технологии основанные на интеграции уже представленных автоматизированных систем.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ООО «Медиаград».

Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию электронного документооборота.

В соответствии с поставленной целью в работе будут решены следующие задачи:

• Анализ основной деятельности компании ООО «Медиаград»

• Анализ системы электронного документооборота в компании ООО «Медиаград», общая схема документооборота

• Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной реализации электронного документооборота в компании

• Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе дополнительной автоматизации компании

• Проектные решения по технологии автоматизации документооборота

• Организация процесса реализации технологии автоматизации документооборота

• Оценка экономической эффективности применения информационной технологии по автоматизации документооборота компании ООО «Медиаград»

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».

Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».

В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Белова А.А., Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Акопянца А. И многих других.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Документооборот и Делопроизводство», « Электронные системы», «Делопроизводство».

В издании «Документооборот и Делопроизводство» многие авторы уделяет большое внимание основным технологиям автоматизации документооборота и его развитию.

Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи Колесова А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота.

А также проблемы правового регулирования документооборота, несовершенство правовой базы. В Статье Акопянца А. «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации». Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

Актуальная для России тема применения электронной цифровой подписи в автоматизированном документообороте нашла отражение в статьях Ермолаевой Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота», Шахвердова В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота»., Афанасьева Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается., Акопянца А. «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации».

Авторы статей описывают эффективность использования электронной цифровой подписи, возможные пути ее применения в системе автоматизации документооборота, особенности применения ее на российском рынке, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласаняна В. «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией»., Пашкова Д.В. «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота»., Шеяна Н. Электронное развитие документооборота.. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; Ермолаевой Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота»; Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса.

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Структура дипломной работы состоит из: Введения, двух глав: аналитической и практической, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Заключение

Основной целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию электронного документооборота в компании ООО «Медиаград».

Проанализировав материалы аналитической части дипломной работы мною были сделаны следующие выводы:

1. ООО «Медиаград» сегодня является компанией задающая стандарты в рекламной индустрии своим нестандартным подходом к ведению бизнеса, основанном на постоянном развитии, совершенствовании, применении новейших технологий, уникальных материалов и непрерывном повышении качества своей деятельности.

Основные направления деятельности компании:

• Производство наружной рекламы (далее «НЕОН»)

• Широкоформатная печать (далее «ПЕЧАТЬ»).

Цель компании: Достичь бесспорного лидерства на самых прибыльных сегментах рекламного рынка.

Компании ориентирована на жизненный рост. В связи с этим можно сказать, что предпринимательская деятельность достаточно перспективна и прибыльна.

2.В подпункте анализ системы электронного документооборота были рассмотрены следующие наиболее важные на мой взгляд вопросы:

Определение основополагающих понятий: бумажного и электронного документооборота организации, нормативно-правовая база делопроизводства и документооборота, работа с входящими, исходящими и внутренними документами их регистрация в компании.

На основе анализа документооборота была построена общая схема документооборота ООО «Медиаград», которая представлена на схеме № 1.1.

3. Анализ документооборота компании, в частности работа с входящими, исходящими, внутренними документами позволили выявить ряд существенных недостатков, которые мешают рациональному и эффективному развитию компании не только в области управления делопроизводством, но и трудовыми ресурсами, а также вынуждает нести значительные внутренние издержки, снижая конкурентоспособность компании.

К таким недостаткам можно отнести:

• Много сил и времени требует учет различных входящих и исходящих документов компании;

• Отсюда возникают дополнительные финансовые и трудовые затраты компании на персонал;

• Долгая процедура утверждений, согласований и наложений резолюций, которая по продолжительности сопоставима со сроком непосредственного выполнения распоряжения – это касается операции подписания предварительного расчета заказа (ПРЗ) по ней отпускают товар со склада только после подписания Генеральным директором компании или другим уполномоченным лицом;

• Нарушена система контроля за документами большая вероятность потери документа, быстрого его нахождения;

• Отсутствие контроля руководителя отдела за движением документооборота;

• Еще одной проблемой является защита информации от несанкционированного доступа.

На основе вышеперечисленных недостатков в практической части дипломной работы были предложены пути совершенствования электронного документооборота ООО «Медиаград».

Целью совершенствования электронного документооборота компании должно стать интеграция системы управления ресурсами предприятия «Галактика» и системой обмена информацией «Lotus Notes». Далее есть потенциал развития существующей системы в части автоматизации обработки входящих заказов, которые поступают в виде почтовых или факсимильных сообщений.

В основу проектного решения положена идея об интегрировании системы обмена сообщениями электронной почты системы «Lotus Notes» и системой управления ресурсами предприятия «Галактика».

В ходе работы проведено исследование системы электронного документооборота компании ООО «Медиаград», с целью выявления особенностей его организации и путей совершенствования.

При разработке проектных решений по совершенствованию документооборота компании, было принято, что общий объем работ должен быть предельно минимизирован, с целью обеспечить полный переход компании на новую систему автоматизации в максимально сжатые сроки.

Здесь же были поставлены: цели работы; общие требования; требования к системе автоматизации, в целом, требования по составу задач, решаемых системой; специальные задачи и требования; требования по безопасности и надежности.

В организации реализации проектных решений мною была разработана архитектура системы автоматизации на основе вышеизложенных требований.

Условно можно разделить систему автоматизации на несколько частей, основываясь на задачах которые они должны выполнять.

В нашем случае это будут следующие подсистемы:

1.Подсистема прохождения документа Предварительного расчета заказа по отделам компании

2. Подсистема автоматизации обработки входящих заказов

3. Подсистема контроля оплаты заказов.

Был рассмотрен принцип проведения операций в соответствии с новой архитектурой системы автоматизации.

На основе вышесказанного можно сказать, что мной были разработана и реализована дополнительная система интеграции по совершенствованию электронного документооборота компании. Система удовлетворяет требованиям описанным выше. В настоящий момент система запущена в промышленную эксплуатацию.

В заключение практической части мною была оценена и рассчитана экономическая эффективность внедрения усовершенствований системы автоматизации электронного документооборота компании ООО «Медиаград».

Расчет был произведен на основе времени обслуживания клиента до и после автоматизации.

Список использованной литературы

I.Нормативные акты

1. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. N98-ФЗ. "О коммерческой тайне"

2. Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ (с изменениями от 10 января 2003 г.). "Об информации, информатизации и защите информации"

3. Федеральный закон РФ от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ. "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г., 24 декабря 2002) Текст.

4. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.98г.

5. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

6. Постановление Правительства РФ от 30 мая 2003 г. N 313. "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи".

7. Постановление Правительства РФ от 29 июля 1998 г. N 854. "О внесении дополнения в Положение о лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны".

8. Указ Президента Российской Федерации от 01 сентября 2004 г. N 1135 "Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации"

9. Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года N611. "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена"

10. ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

11. ГОСТ Р 51141-98.  "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (взамен ГОСТ 16487-83).

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68.

13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. 75 с.

14. Официальный документ ООО «Медиаград». Политика качества.

II. Учебная литература

1. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты

2. 
   2004 г. 208 стр.

3. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот . 4-е дополненное и переизданное издание. 2004г. 256с.

4. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения».2004г. 246с.

5. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.Правда об электронном документообороте. Издательство «ДКМ - Пресс».2002г. 224с.

III. Периодическая печать

1. Акопянц А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации» http://eos.ru/eos/104421

2. Афанасьев Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается. Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 12. 2003г. с. 12-13.

3. Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал « Электронные системы» № 11.2003г.с. 13-19.

4. Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. Электронная версия с сайта: http://eos.ru/eos/95301

5. Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота» Журнал « Электронные системы» № 9.2004г.с. 13-19.

6. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота. По материалам конференции "Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе".

7. Куциняк Д. Технологии документооборота переходного периода. Журнал « Документооборот и Делопроизводство» № 1 .2003г. с. 12-13.

8. Пашков Д.В. Статья «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 5.2004г. с. 10-19.

9. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

10. Шахвердов В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота». Делопроизводство 2003. №2. С. 19-21.

11. Шеян Н. Электронное развитие документооборота. По материалам международной конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе».

12. «Проблемы электронного документооборота». Материал с сайта: http://eos.ru/eos/63693

13. Российский рынок документооборота - НОВОСТИ С DOCFLOW 2004. http://eos.ru/eos/104421

14. Реализация электронного документооборота. Материалы с сайта: http://eos.ru/eos/90557

15. «Проблемы электронного документооборота». Материал с сайта: http://eos.ru/eos/63693

16. Материалы с официального сайта компании «Галактика» www.galaktika.ru

Приложения

Разработка информационных технологий по совершенствованию документооборота на примере

Виды документов и требования к их оформлению, Расчеты платежными поручениями, их сущность, Открытие и ведение корреспондентских счетов для международных расчетов.

Документирование и документооборот в бухгалтерском учете предприятия

Официально-деловой стиль. Жанровое разнообразие. Понятие документа

У меня вы можете заказать курсовую , диплом или реферат , а также купить курсовую , диплом или реферат из моего каталога готовых курсовых , дипломов и рефератов. Для каждой работы в каталоге можно скачать краткое содержание курсовой , диплома или реферата.