Диплом Разработка информационных технологий по совершенствованию документооборота на примере .

Введение 4
1. Аналитическая часть 8
1.1. Анализ состояния и функционирования депозитарного отдела ЗАО «НВФБ» 8
1.1.1.Цели и направления основной деятельности ЗАО «НВФБ», правовая и организационная структура управления 8
1.1.2.Понятие документооборота, его цели и задачи, значение в
....

Содержание

Введение 4

1. Аналитическая часть 8

1.1. Анализ состояния и функционирования депозитарного отдела ЗАО «НВФБ» 8

1.1.1.Цели и направления основной деятельности ЗАО «НВФБ», правовая и организационная структура управления 8

1.1.2.Понятие документооборота, его цели и задачи, значение в общей системе управления, обобщенная схема документооборота депозитарного отдела в ЗАО «НВФБ» 11

1.2. Анализ системы документационного обеспечения в депозитарном отделе ЗАО «НВФБ» 19

1.2.1.Организация документооборота в депозитарном отделе, порядок работы с входящими и исходящими документами, их регистрация 19

1.2.2.Порядок совершения операций и документооборота в депозитарном отделе ЗАО «НВФБ» 28

1.3. Причины и факторы, препятствующие эффективной реализации задач и функций документооборота в депозитарном отделе 45

2. Проектная часть. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности депозитарного отдела ЗАО «НВФБ» 47

2.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения депозитарного отдела 47

2.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе дополнительной автоматизации 51

2.2.1.Проектные решения по технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела 51

2.2.2.Организация реализации технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела и заполнения отчетной документации на конкретном примере 60

2.2.3.Оценка экономической эффективности применения информационной технологии по автоматизации документооборота депозитарного отдела ЗАО «НВФБ» 65

Заключение 69

Список использованной литературы 74

Приложения 77

Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломного проектирования были изучена и проанализирована организация технология документационного обеспечения деятельности Депозитарного отдела ЗАО «НВФБ».

Данная работа охватывает широкий спектр проблем, связанных с перечисленными выше составляющими аспектами делопроизводства и документационным обеспечением и, главным образом, информатизацией документооборота.

Тема информатизации делопроизводства и документационного обеспечения достаточно разработана как в зарубежной, так и в отечественной литературе. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. и др.

Информационной базой дипломного проекта явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ЗАО «НВФБ».

Целью написания дипломного проекта является разработка информационной технологии поддержки деятельности Депозитарного отдела ЗАО «НВФБ».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

• Проанализировать состояние и функционирование депозитарного отдела ЗАО «НВФБ»

• Проанализировать систему документационного обеспечения в депозитарном отделе ЗАО «НВФБ»

• Рассмотреть причины и факторы, которые препятствуют эффективной реализации задач и функций документооборота в депозитарном отделе

• Дать рекомендации по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения депозитарного отдела

• По совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе дополнительной автоматизации

Структура дипломного проекта состоит из: Введения, двух глав: аналитической и практической, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Заключение

Основной целью написания дипломной работы является разработка информационной технологии поддержки деятельности Депозитарного отдела ЗАО «НВФБ».

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по оценке проектных решений на основе разработки информационной технологии для поддержки Депозитарного отдела компании:

Следует усовершенствовать нормативную базу документационного обеспечения депозитарного отдела путем разработки: инструкции по делопроизводству депозитарного отдела, положения о комиссии по проведению экспертизы ценности документов;

Усовершенствовать документационное обеспечение деятельности на основе дополнительной автоматизации, путем разработки проектных решений по технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела, организации реализации технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела и заполнения отчетной документации на конкретном примере и оценки экономической эффективности применения информационной технологии по автоматизации документооборота депозитарного отдела ЗАО «НВФБ».

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Проектные решения по технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела.

В ходе работы проведено исследование системы документооборота депозитарного отдела компании ЗАО «НВФБ», с целью выявления особенностей организации документооборота. И определения основных требований к системе автоматизации с целью перехода к электронному документооборота на примере депозитарного отдела.

При разработке проектных решений по технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела компании, было принято, что общий объем работ должен быть предельно минимизирован с целью обеспечить полный переход компании на новую систему автоматизации в максимально сжатые сроки.

В дальнейшем с учетом полученного опыта и предложений начальника депозитарного отдела компании могут быть заданы дополнительные этапы с целью усовершенствования системы автоматизации и расширения ее функций.

Были поставлены: цели работы; общие требования: требования к системе автоматизации депозитарного одела, в целом, требования по составу задач, решаемых системой; специальные задачи и требования; требования по безопасности и надежности.

Здесь же была рассмотрена структура разработанной нами системы автоматизации на основе вышеизложенных требований.

Разработанная система автоматизации депозитарного отдела имеет трехзвенную архитектуру и состоит из трех основных компонент:

• сервер базы данных

• сервер приложений

• рабочее место пользователя.

Более подробно расписана структура сервера приложений, который имеет в своем составе несколько подсистем, которые взаимодействуют между собой.

Структура сервера приложений состоит из подсистем и модулей:

1.Подсистема ведения справочников.

Подсистема ведения журналов.

Модуль ведения основных операций.

Модуль бухгалтерского учета.

Модуль безопасности.

Модуль отчетов.

Здесь же было проведено описание некоторых основных процессов в системе. Например, таких основных операций депозитарного отдела, как: открытие счета Депо, закрытие счета Депо, изменение реквизитов по счету Депо, прием на обслуживание ценных бумаг с обслуживания в Депозитарии и другие.

Далее была рассмотрена организация реализации технологии автоматизации документооборота депозитарного отдела и заполнения отчетной документации на конкретном примере.

Реализация системы автоматизации работы депозитарного отдела, проект которой рассматривался выше, проводилась на основе программного комплекса 1С Предприятие.

Система автоматизации депозитарного отдела была реализована в виде программного модуля, который был интегрирован с 1С.

Реализация и внедрение модуля позволили решить следующие задачи:

Использование этой системы электронного документооборота полностью исключают возможность потери документов.

Автоматизированный контроль за движением каждого из документов, будет осуществляться с момента его регистрации в системе, что гарантирует целостность и сохранность любого документа в процессе всего жизненного цикла.

Ощутимым преимуществом использования этой системы будет является система контроля исполнения.

Данная система дает возможность создать электронный архив документов, который вместо вереницы огромных шкафов умещается на одном компьютере. При этом любой требуемый документ можно найти в считанные секунды. Система хранит документы в их исходном виде, и потому необходимый документ можно в любой момент получить обратно в бумажной форме, распечатав его на принтере. При необходимости система может сформировать журнал зарегистрированных документов.

При этом система предусматривает возможность одновременной работы нескольких пользователей над одним документом.

В условиях жесткой конкурентной борьбы остро встает вопрос защиты внутренней информации компаний. И здесь электронный документооборот предоставляет большие гарантии безопасности в сравнении с традиционной схемой обращения бумажных документов. Чтобы иметь возможность работать в системе с тем или иным документом сотрудник должен получить соответствующие своему статусу права. При такой схеме вариантов увидеть то, что видеть не положено, становится гораздо меньше.

На основе вышесказанного можно сказать, что мной была разработана и реализована система автоматизации документооборота депозитарного отдела. Система удовлетворяет требованиям описанным выше. В настоящий момент система запущена в промышленную эксплуатацию.

Следует заметить, что данный вариант системы – не окончательный.

В процессе ввода в эксплуатацию появились дополнительные требования к системе, такие как: более тесная интеграция с работой других отделов, интеграция с системами клиент-банк. В настоящий момент идет проектирование доработок, которые реализуют дополнительную функциональность системы. Подробное рассмотрение данных доработок выходит за рамки данной дипломной работы.

Заключительным этапом стал процесс оценки экономической эффективности применения информационной технологии по автоматизации документооборота депозитарного отдела ЗАО «НВФБ».

Эффект от использования системы электронного документооборота включил в себя:

• прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);

• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

• полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

В целом разработку информационной технологии поддержки деятельности Депозитарного отдела можно будет оценить через некоторый период времени, когда система пройдет первые этапы реализации и будет оценен эффект полностью.

Список использованной литературы

Список использованной литературы

I.Нормативные акты

1. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. N98-ФЗ. "О коммерческой тайне"

2. Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ (с изменениями от 10 января 2003 г.). "Об информации, информатизации и защите информации"

3. Федеральный закон РФ от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ. "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г., 24 декабря 2002) Текст.

4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

5. Постановление Правительства РФ от 30 мая 2003 г. N 313. "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи".

6. Постановление Правительства РФ от 29 июля 1998 г. N 854. "О внесении дополнения в Положение о лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны".

7. Указ Президента Российской Федерации от 01 сентября 2004 г. N 1135 "Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации"

8. Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года N611. "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена"

9. ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

10. ГОСТ Р 51141-98.  "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (взамен ГОСТ 16487-83).

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68.

12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. 75 с.

13. Положение об условия осуществления депозитарной деятельности ЗАО «НВФБ» от 2003г.

14. Положение о Депозитарном отделе компании ЗАО «НВФБ».

15. Правила ведения учета депозитарных операций в компании ЗАО «НВФБ».

16. Порядок совершения операций и документооборота в депозитарном отделе ЗАО «НВФБ».

II.Учебные пособия

16. 1. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. 2004г.208с.

    2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Учебное пособие «Делопроизводство». 2004г. с. 288.

    3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Издательство Журнал « Управление персоналом», 2003г. 416с.

III.Периодическая печать

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. № 1. С. 45.

2. Баласанян В. Генеральный директор компании «ЭОС». «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией».Источник: http://eos.ru/eos/52733

3. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №3. С. 19-21.

4. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2003. №1. с. 10-12.

5. Круглый стол: Настоящее и будущее электронного документооборота.   Н. Ермолаевой, опубликована в журнале «Мир Связи. Connect!», N 12, 2003 г.

6. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2004. №1. С.4.

7. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2003. №8. С. 18.

8. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2003. №2. С. 17.

9. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2003. №1. С. 29-34.

10. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2002-80 с.12-17.

11. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2003. №1. С. 21-25.

Приложения

Электронный документооборот на примере ООО и рекомендации по его совершенствованию

Виды документов и требования к их оформлению, Расчеты платежными поручениями, их сущность, Открытие и ведение корреспондентских счетов для международных расчетов.

Документирование и документооборот в бухгалтерском учете предприятия

У меня вы можете заказать курсовую , диплом или реферат , а также купить курсовую , диплом или реферат из моего каталога готовых курсовых , дипломов и рефератов. Для каждой работы в каталоге можно скачать краткое содержание курсовой , диплома или реферата.