Курсовая работа Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства .

СОДЕРЖАНИЕ





ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Теоретические основы нормативной регламентации делопроизводства в России 5
1.1. Устав организации 5
1.2. Положение о службе делопроизводства 6
1.3. Инструкция по делопроизводству 13
1.4. Табель форм документов по ти
....

acher@wiseowl.ru

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Теоретические основы нормативной регламентации делопроизводства в России 5

1.1. Устав организации 5

1.2. Положение о службе делопроизводства 6

1.3. Инструкция по делопроизводству 13

1.4. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям 17

Глава 2. Основные проблемы регламентации делопроизводства 19

2.1. Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности 19

2.2. Оперативное использование электронных документов 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27

ВВЕДЕНИЕ

«Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Тема работы актуальна потому, что в числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно- методических документов и организационных документов, определяющих самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Актуальность исследования определила цель работы:

Целью работы является рассмотрение современных проблем нормативной регламентации делопроизводства.

Для достижения цели необходимо решить ряд важных задач:

1. Изучить литературу по проблеме исследования.

2. На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о нормативной регламентации делопроизводства в России.

3. Рассмотреть сущность и специфику современных проблем регламентации делопроизводства.

4. Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к данной проблеме.

Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, основной части и заключения. Названия основной части отображают ее содержание.

Глава 1. Теоретические основы нормативной регламентации делопроизводства в России

1.1. Устав организации

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения.

 Разграничение в уставе функций и руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный Круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы Документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

1.2. Положение о службе делопроизводства

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.

…………

1.3. Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы ,кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

• порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно- поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

…………

1.4. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям

Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИД/Д. Она включает:

• предпроектной обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации (учреждении);

………..

Глава 2. Основные проблемы регламентации делопроизводства

2.1. Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств.  Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо, прежде всего, обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту, и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

• электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

• существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

• стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

• существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

• разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;

• управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

• использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог работы можно сделать следующие выводы:

1. Разработанная система делопроизводства в фирме, на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.

2. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;

• организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

• рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

К нормативной регламентации делопроизводства относят:

4. 1. Устав организации;

   2. Положения о структурных подразделениях;

   3. Положение о службе делопроизводства;

   4. Инструкция по делопроизводству;

   5. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

4. 1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001.

   2. Булатова А.Т. Документоведение. Учебное пособие. – М. Инфра-М. 2005

   3. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. - М.: МГИАИ, 1986, 86 с.

   4. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие.– М.: МГИАИ, 1977, 94 с.

   5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с.

   6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – М. – Новосибирск, 2000.

   7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е издательств. испр. и допол. М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. 334 с.

   8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006, 408 с.

   9. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 31-36.

   10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 3-е изд., стер. – Киев: О-во «Знання», КОО, 2001. – 460 с.

   11. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.–М., 2001.

   12. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2004, - 288 с.

   13. Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1987, 80 с.

   14. Пшенко А.В. Делопроизводство, документационное обеспечение работы офиса. - М.: Изд-во "Мастерство", 2000

   15. Рогожин А.Р. Документационное обеспечение управления. - М. "Книга сервис", 2002

   16. Рыбаков А.Е. Докуметоведение. Конспект лекций. – М. 2004

   17. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.

   18. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.

   19. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М., 2001.

   20. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. пос. для студ. выс. учеб. зав. – М.: Изд-во Либерия, 2001, 152 с.

   21. Столяров Ю.Н. Синтакционная составляющая документа // Делопроизводство, 2006, № 4.

   22. Шмидт С.О. Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. - М., МГИАИ, 1985, 102 с.

У меня вы можете заказать курсовую , диплом или реферат , а также купить курсовую , диплом или реферат из моего каталога готовых курсовых , дипломов и рефератов. Для каждой работы в каталоге можно скачать краткое содержание курсовой , диплома или реферата.